ORGANISER UN VERNISSAGE D'EXPOSITION...

Les vernissages d’expositions sont importants, non seulement parce qu’ils correspondent à l’ouverture d’une exposition (qu’elle soit publique ou privée) et à la découverte des œuvres d’un artiste ou groupe d’artistes, mais aussi parce qu’elles sont gages de convivialité et de proximité directe entre les visiteurs et les artistes : loin des contacts souvent insipides sur les réseaux sociaux ou par voie de newsletters, les vernissages permettent de rencontrer les artistes, de leur poser des questions sur leur travail tout en appréciant leurs œuvres. Les vernissages sont donc des moments privilégiés dont l’organisation doit être traitée avec le plus grand soin.

Vous trouverez ci-dessous quelques conseils que j’applique pour mes propres expositions depuis quinze ans. Ce ne sont, bien entendu, que des suggestions :

Qui gère quoi ?

• Si vous exposez dans ou par l’intermédiaire d’une galerie, c’est généralement le galeriste qui prend en charge la totalité du vernissage (organisation, achat des produits, invitations,…), lesquels font partie intégrante des frais que vous lui payez en tant qu’artiste exposant ;
   
• Sur les salons, cela dépend de l’organisateur, des prestations qu’il propose, parfois dans le cadre de forfaits. Les coûts changeront aussi selon que vous participez à un salon en tant qu’artiste représenté par une galerie (dans ce cas, en général, le galeriste s’occupe de tout) ou à titre personnel, auquel cas c’est à vous de tout organiser et payer.

Quelles sont les différentes étapes pour organiser un vernissage ?

• Fixer une date pour le vernissage. Bien que cela puisse paraître simple, il n’en est rien, notamment si vous exposez à Paris où l’offre culturelle est omniprésente chaque jour, ou presque ! C’est aussi vrai dans toute grande ville. Il est donc important de choisir une date qui convienne aux invités, mais respecte aussi certains évènements du calendrier : éviter les périodes où de nombreux salons de peinture sont programmés (septembre à Février avec un pic en Octobre), éviter les week-ends pour les expositions en galerie (les visiteurs se rendent davantage sur les salons ou partent en province), les évènements culturels et sportifs importants, les soirées de matchs de football d’ampleur nationale et internationale, les périodes où l’actualité sociale est chargée, etc…
   
• En fonction du lieu de l'événement et des règles en vigueur au plan local, il peut être nécessaire de faire une demande d'autorisation auprès des autorités compétentes pour proposer de la nourriture et des boissons à vos invités. Il peut aussi être obligatoire de réserver du personnel d’accueil et de sécurité qualifié (établissements destinés à recevoir du public) Renseignez-vous avant d’organiser quoi que ce soit !
   
• Concevoir et envoyer les invitations.
  
  Cela peut être fait par email, par téléphone ou via les réseaux sociaux, mais – par expérience – rien de tel qu’un carton d’invitation adressé par courrier à chaque invité, avec un petit mot d’accompagnement manuscrit et personnalisé.
  
  Il est important d'envoyer les invitations suffisamment à l'avance pour que les invités puissent s'organiser et d’y indiquer toutes informations utiles, notamment pratiques (date, lieu, horaires, accès, moyens de transport possibles, adresses des parkings à proximité…).
  
  Attention aux réseaux sociaux : ce qui est important pour un vernissage, ce n’est pas "qu’il y ait du monde" (i.e. "n’importe qui",… y compris des personnes que l’on ne connaît absolument pas), ce qui non seulement vous coûterait très cher (achat de boissons, de collations), mais représenterait aussi un risque en terme de sécurité et d’image pour votre exposition et vos œuvres. L’important, c’est que même si peu de personnes sont présentes, elles soient triées sur le volet et s’intéressent à votre travail : contacts professionnels (galeristes, critiques d’art, journalistes spécialisés, blogueurs,…), clients captifs ou potentiels, abonnés à votre newsletter, amis, famille… des personnes que vous avez déjà rencontrées ou avec qui vous êtes en relation ;
   
• Planifier la communication autour de l'événement.
  
  Pour attirer un maximum de visiteurs au cours de l'exposition (je ne parle pas ici du vernissage), il est important de communiquer largement sur l'événement en amont : réseaux sociaux, newsletter, achat d'espaces promotionnels,....
  
  En ce qui concerne le vernissage, si vous utilisez les réseaux sociaux, je vous conseille d'indiquer aux personnes intéressées qu’elles doivent vous faire une demande écrite par email avec leurs coordonnées complètes, pour recevoir une invitation personnelle. Cela vous permettra de filtrer les entrées en cas de forte affluence et de mieux gérer votre budget qui peut vite devenir exponentiel ;
   
• En fonction du nombre d’invités ayant fait part de leur présence, prévoir des collations (sucrées et/ou salées : gâteaux apéritifs, fruits secs, cacahuètes, petits-fours, gâteaux sucrés, bonbons,…) et des boissons (jus de fruits, sodas, eau plate, eau pétillante, cocktails sans alcool,…).
  
  Vous pouvez acheter vous-même les produits (solution la plus économique) ou faire appel à un traiteur (solution plus onéreuse mais à privilégier pour professionnaliser votre exposition, notamment s’il s’agit d’un vernissage privé pour lequel vous avez invité des personnalités, journalistes, critiques d’art, galeristes, marchands d’art, patrons d’entreprises, partenaires,…) : il serait malvenu pour un artiste de servir lui-même les boissons et petits fours tout en parlant se don travail d’artiste… ;-)
  
  Quelle que soit la solution retenue, il est important de veiller à la qualité des produits proposés et, surtout, de respecter les règles d'hygiène et de sécurité alimentaire. C’est la raison pour laquelle je vous recommande de ne pas cuisiner ou préparer vous-même les collations (ex : gâteaux, crêpes, petits-fours,…), même si vous avez un réfrigérateur à proximité : pensez aux personnes souffrant d'allergies alimentaires….
  
  Pour ce qui est des boissons, évitez celles alcoolisées, à moins que l’espace où vous exposez ou le traiteur ne possède une "licence IV"

• Aménager l’espace dédié au vernissage : suffisamment près des peintures pour que tous les visiteurs puissent les apprécier, mais jamais trop près pour éviter les que les invités ne s’agglutinent devant les toiles et ne risquent de les abimer, de les faire tomber ou de se blesser. Attention, notamment, si vous avez choisi de présenter vos œuvres sur des chevalets !
  
  Parmi les matériels à prévoir, par exemple :
  • des tables et/ou guéridons pour poser les verres et les assiettes ;
  • des chaises pour permettre aux invités de se poser, discuter tout en admirant l’exposition, notamment les personnes âgées ou à mobilité réduite ;
  • des porte-manteaux pour que les invités puissent accrocher leurs manteaux/vestes ;
  • des prises électriques et un point d’eau à proximité, notamment si vous faîtes appel à un traiteur (branchement du réfrigérateur,…) ;
  • une machine à café avec suffisamment de capsules, des sucres et des bâtonnets en bois jetables ;
  • des gobelets (si possible recyclables pour protéger notre environnement) ;
  • des assiettes et autres récipients pour y disposer les collations salées et sucrées ;
  • des serviettes en papier jetables ;
  • .../...

Enfin, n’oubliez pas de disposer à différents endroits de votre espace d’exposition des flyers, brochures ou catalogues pour que les invités puissent en apprendre davantage sur votre travail et les œuvres exposées. Pensez que certaines personnes n’osent pas poser directement des questions artistes ou bien que vous serez peu disponible lors du vernissage si de nombreux invités sont présents.

Il peut aussi être intéressant de diffuser vos œuvres (actuellement exposées ou non) sur un écran plasma ou d’ordinateur, afin de familiariser les visiteurs avec votre œuvre.

Personnellement, je dispose aussi quelques cartes à compléter pour les visiteurs souhaitant s'abonner à ma newsletter ou obtenir plus d'informations concernant mon travail :

• Accueillir les visiteurs le soir du vernissage :
  
  En dehors d’un sourire, les saluer personnellement et les remercier de s’être déplacés est primordial. Nous sommes tous perpétuellement sollicités: que les invités soient présents à son vernissage représente un honneur inégalable pour tout artiste.
  
  Personnellement, afin de créer une atmosphère conviviale et inviter les visiteurs dans mon "univers créatif", je diffuse toujours de la musique (classique ou jazz selon les collections présentées), ce qui semble très apprécié. Cependant, il faut respecter les consignes de diffusion, déclarer l’évènement et payer des frais à la SACEM, comme décrit dans mon article : « Des expositions conviviales ».

Quel budget prévoir ?

• Pour ce qui est de l’achat de boissons et collations :
  • ​Si vous organisez et achetez tout vous-même, prévoyez 10 à 20 € par personne. Évidemment, cela dépend des produits (les gâteaux apéritifs et cacahuètes coûteront beaucoup moins cher que les petits-fours salés et sucrés, chouquettes, etc…) ;
     
  • Si vous faîtes appel à un traiteur, cela dépendra du nombre d’invités, des produits choisis, éventuellement de la date du vernissage, du nombre de personnels à mettre à disposition et de nombreuses autres prestations : pensez à demander un devis détaillé avant de vous engager !

• Le budget "Vernissage" doit aussi intégrer tous les frais de communication et de promotion (conception et diffusion des cartons d'invitatoions, achat d'espace publicitaire,...). Les coûts dépendent, bien évidemment, des médias et prestataires que vous choisirez, il n'y a pas de règle...

Enfin, si vous ne souhaitez pas organiser de vernissage, soit parce que le budget est trop important, soit parce que vous manquez de temps pour tout organiser ou d’espace, accueillir vos visiteurs en leur offrant quelques bonbons sera toujours un excellent moyen de leur souhaiter la bienvenue, quel sur soit leur âge…

Bons vernissages à toutes et tous et, si vous souhaitez découvrir mon travail, n’hésitez pas à me demander une invitation pour mes prochaines expositions ! ;-)

Elisabeth Eliora

Crédits :

Photo 1 (c) Steven Weirather pour Pixabay
Photo 2 (c) Nadine Doerlé pour Pixabay
Photo 3 // Vignette sur mon blog (c) Alexa de Pixabay